Las tecnologías de información están cada vez más inmersas en nuestro día a día, desde el correo electrónico hasta los sistemas ERP y e-Business que manejan cada vez más y más compañías.
Pero, la duda que asalta a todo directivo, ante la necesidad de implementar estas tecnologías, es cuáles decisiones se deben tomar en este proceso. El presente artículo, trata de abarcar todo este proceso, con los posibles caminos de acción y algunas herramientas que pueden ayudarlo en este proceso.
Para mejor entendimiento, hemos separado el proceso en dos fases:
- Fase exploratoria: en la que se evalúa cuál necesidad es la que debemos satisfacer, y quién debe hacer esta investigación.
- Fase de producción: El desarrollo (o compra) propiamente dicho de la aplicación hasta la puesta en marcha final en la empresa.
Fase Exploratoria
Definir la necesidad
Este primer punto consiste en determinar qué es lo que se necesita mejorar dentro de la empresa, es decir, encontrar el problema, y porqué es un problema, además de las causas.
Exploración
Este punto consiste en analizar la necesidad determinada en el punto anterior, entrando en más detalle, para llegar a plantear una solución y sus características.
Esta solución puede requerir la implantación de nuevos Sistemas y Tecnologías de información, o una reingeniería de procesos. Es necesario tener claro que la mejor solución es aquella que satifaga la necesidad de la manera óptima, tanto a corto como largo plazo.
La exploración contiene a la primera decisión a la que un directivo se enfrenta: realizar este proceso de manera interna o externa a la organización.
Interna:
El proceso es llevado a cabo por personal propio de la organización.
- Ventajas:
- Conocimiento previo y profundo de los procesos,
- Facilidad para obtener los datos, dado que no existe rechazo de parte de los demás empleados. No existe oposición interna.
- Bajos costos
Externa:
El proceso es llevado a cabo por gente externa a la organización, ya sean profesionales independientes o empresas especializadas.
- Ventajas
- Los profesionales encargados no tienen contaminación (paradigmas) propios de la empresa.
- Alta cualificación, objetividad y experiencia.
Esta evaluación debe contemplar análisis de tipo organizacional (utilizando herramientas como el Análisis de fuerzas competitivas y cadena de valor de Porter, Análisis FODA, entre otras) y tecnológico (matrices Sullivan, McFarlan, Utilidad-Factibilidad, entre otras), obteniendo de esta manera una visión más completa de las posibles soluciones.
El resultado de la fase exploratoria se conoce como Estudio Previo, el cual contiene todos los detalles obtenidos de cada una de las herramientas utilizadas y recomendaciones y sugerencias al respecto para la completa satisfacción de la necesidad encontrada.
Este documento, permitirá que el directivo tome la siguiente decisión: continuar o no con el proyecto. Se recomienda ser lo más objetivo posible en este punto, pues muchos directivos, ante la perspectiva de «haber gastado» en la fase exploratoria, se dejan llevar por un desarrollo innecesario, lo que a largo plazo, implicará costos mayores.
Finalmente, en caso se decida continuar, es necesario implementar los cambios y mejoras operativos sugeridos en el documento, antes de proceder con los siguientes pasos.
Fase de producción
Esta fase dará como resultado final un sistema de información en funcionamiento en la empresa.
Es así que, la primera decisión, en esta fase, que el directivo debe tomar, es si se compra o desarrolla la aplicación.
Compra:
Obtención de una aplicación «enlatada» completa de un proveedor.
- Ventajas
- Normalmente, la compra es más barata que el desarrollo.
- Aplicación probada y comprobada en ambientes de producción, más segura.
- Proceso más rápido para la satisfacción de la necesidad.
Desarrollo:
- Ventajas:
- Mantiente «en secreto» el know-how de la empresa.
- Mayor flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
- Rápido mantenimiento y mejoras.
En cualquiera de los dos casos, se procede a la determinación de un proyecto (de compra o de desarrollo), el cual implica temas de ingeniería de Software.
Proyecto de Compra
Las etapas que deben contemplarse en un proyecto de compra, son:
- Evaluación de alternativas
Este paso consiste en la obtención de datos referentes a las diferentes aplicaciones existentes en el mercado, a fin de encontrar aquella que satisfaga completamente las necesidades de la empresa. En este punto, se deben considerar factores como: precio total de la compra (precio de compra, tiempo de implantación, equipos necesarios), grado de satisfacción de requerimientos.
En caso ninguna de las alternativas existentes satisfaga los requerimientos de la empresa, es necesario que se proceda con un proyecto de desarrollo. - Sub-proyecto de migración de datos: consiste en adaptar la información actual de la empresa hacia el nuevo sistema de información.
- Sub-proyecto de ajuste del paquete: este punto implica todos aquellos pasos requeridos para que el paquete escogido se adapte perfectamente al funcionamiento de la empresa.
Proyecto de desarrollo
En caso se determine realizar el desarrollo de la aplicación, ya sea como decisión primera, o como resultado de un proyecto de compra fallido, se debe decidir, inicialmente, si este proyecto será llevado a cabo de manera interna a la organización, o de manera externa.
Desarrollo interno
El desarrollo de la aplicación es llevado a cabo por personal propio de la empresa, con conocimientos de Ingeniería de Software.
- Ventajas
- Alto conocimiento de los procesos
- Disponibilidad posterior de los involucrados en el desarrollo, para labores de capacitación, mantenimiento y mejoras.
- Más económico que un desarrollo externo.
Desarrollo externo
Se contrata a una empresa especializada en el desarrollo de aplicaciones para que lleve a cabo el proyecto. Es importante que dentro de la empresa, se nombre a un responsable del proyecto, que hará el seguimiento y servirá de nexo entre ambas empresas.
- Ventajas
- Personal sin contaminación (paradigmas) de la empresa.
- Experiencia y alta cualificación.
Como punto intermedio entre compra y desarrollo, se debe también considerar la utilización de aplicaciones open-source (código abierto) que se encuentran disponibles. En una gran parte de estas aplicaciones, será necesaria la adaptación de la aplicación a las necesidades, encontrándonos ante un proyecto de desarrollo – adaptación – .
El resultado de esta fase, sea compra, desarrollo o adaptación, será una aplicación informática completa. Este entregable debe contener, además de la aplicación, los manuales e instaladores de la misma, código fuente (en caso se trate de desarrollo o adaptación, y así haya sido considerado en el proyecto) y una fase de capacitación al personal que usará la aplicación.
El siguiente paso, consiste en la puesta a prueba de la aplicación, a través de una fase piloto. Esta fase consiste en hacer funcionar a la aplicación en un ambiente de producción, por los mismos usuarios que la usarán una vez sea implantada completamente, sirviendo a su vez de retroalimentación para el desarrollo, permitiendo mejorar y arreglar cualquier inconveniente de la misma.
Una vez que la aplicación ha pasado satisfactoriamente todas las pruebas de la fase piloto, llegamos a la fase de implantación, la que trae consigo la última decisión del directivo al respecto: la forma de implantación.
Formas de implantación
Implantación completa:
- Se reemplaza completamente el sistema actual por el nuevo desarrollo.
- Este tipo de implantación se puede hacer en caso no exista un sistema anterior, este esté desactualizado completamente (sin valor), el sistema a implantar sea muy sencillo y pequeño, o, en algunos casos, cuando se trate de una compra, ya que el sistema está comprobado.
Implantación en Paralelo:
- Se mantiene el sistema antiguo en funcionamiento, a al vez que el nuevo.
- Este tipo de implantación, permite contrastar resultados de ambos sistemas, detectando errores, y logrando un alto grado de protección por parte de la empresa ante fallas del sistema nuevo. Finalmente, es también la forma de implantación que más costos conlleva (retrabajo)
Implantación por partes (modular):
- Se implanta el sistema nuevo por módulos de funcionamiento, probándolos.
- Esta implantación nos permite tener un riesgo focalizado en caso falle el sistema, aunque implica, a su vez, tener un periodo de conversión excesivamente largo.
Todo directivo, más temprano que tarde, deberá enfrentar decisiones relacionadas con las tecnologías de información, ya que, actualmente, los sistemas de información han pasado a ser una necesidad dentro del funcionamiento de la empresa.
Finalmente, es necesario resaltar que, aunque se haya invertido mucho tiempo y dinero, es sabio cancelar un proyecto que no está dando los resultados esperados, antes que seguir gastando tiempo y dinero.